Podklady a spolupráce
Jak připravit podklady pro účetní, aby nic nechybělo
· Bc. Petr Franěk · 6 min čtení
Kvalita účetnictví začíná u podkladů. Když účetní dostane kompletní doklady včas a v přehledné podobě, zpracuje je rychleji, s menším počtem dotazů a s nižším rizikem chyb. Tady je osvědčený postup, který doporučujeme našim klientům.
1. Co patří mezi podklady
- Vydané faktury – všechny faktury, které jste vystavili odběratelům, včetně dobropisů.
- Přijaté faktury – faktury od dodavatelů za zboží, služby, energie, nájem či telefon.
- Účtenky a pokladní doklady – nákupy za hotové nebo kartou, tankování, drobný materiál.
- Bankovní výpisy – za všechny podnikatelské účty, ideálně v elektronické podobě (PDF a datový export).
- Interní doklady – například cestovní náhrady, vyúčtování záloh nebo zápočty.
- Mzdové podklady – docházka, nemocenské, dovolené, nástupy a odchody zaměstnanců.
2. Kdy podklady předávat
Nejlépe funguje pravidelný rytmus: doklady za uplynulý měsíc předejte v prvních dnech následujícího měsíce. Konkrétní termín si domluvíme podle toho, zda jste plátce DPH, jaké máte období a kdy se zpracovávají mzdy. Mzdové podklady je potřeba dodat dříve než ostatní doklady, aby byly mzdy připravené včas.
3. V jaké podobě
Elektronická forma je rychlejší a bezpečnější. Faktury v PDF, účtenky jako čitelné fotografie nebo skeny a bankovní výpisy jako export z bankovnictví. Papírové doklady samozřejmě přijímáme také – v kanceláři v Náměšti nad Oslavou nebo po domluvě jinak.
- Pojmenujte soubory srozumitelně (datum, dodavatel, částka).
- Rozdělte doklady do složek podle měsíců a typu (vydané, přijaté, pokladna, banka).
- U nejasných plateb připište krátkou poznámku, k čemu se platba vztahuje.
4. Nejčastější chyby
- Chybějící doklad k platbě na bankovním výpisu.
- Soukromé a firemní výdaje smíchané bez vysvětlení.
- Nečitelné nebo vybledlé účtenky – vyfoťte je hned po nákupu.
- Pozdní hlášení nástupu nebo odchodu zaměstnance.
Shrnutí
Pravidelnost, úplnost a srozumitelnost. Pokud si nejste jistí, co přesně od vás potřebujeme, připravíme vám na začátku spolupráce jednoduchý kontrolní seznam na míru vaší firmě.
Chcete znát orientační cenu pro svou firmu? Vyzkoušejte kalkulačku ceny účetnictví nebo se podívejte na naše služby.